Digitalização da Saúde Ocupacional. Em que passo estamos?
Entramos em uma nova fase, a partir do momento que o próprio governo resolveu criar uma plataforma para registrar e facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores de forma padronizada e simplificada. O eSocial veio com o objetivo de reduzir, controlar, administrar e tornar mais analítica a maneira com que as empresas reportam seus eventos, considerando aproximadamente 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Apesar dos comentários e críticas a nova obrigação, empresas de todos os portes, pequenas, médias, grandes, precisarão deixar um processo, que nos últimos 40 anos foi analógico, para o digital. Esse passo importante, busca também resgatar o valor que dentro das 37 normas regulamentadoras, em saúde e segurança, sempre foi visto como passivo, custo, burocracia, entre outros termos que pouco foca o tema a ser abordado. Quando criou-se a obrigação dos exames ocupacionais por exemplo, o objetivo principal foi diagnosticar, cuidar, estabelecer um vínculo com o trabalhador, para que sua atividade diária de trabalho não influenciasse diretamente sua saúde, e não simplesmente gerar um ASO (atestado de saúde ocupacional) ! Esse e mais uma enorme quantidade de relatórios e papéis, consumiram grande parte do trabalho das equipes, e o que estamos vivenciando ainda, são exatamente os mesmos problemas, porém em maior escala. E o que fazer perante esta nova obrigação? Implantar um software que tenha comunicação com o eSocial e está tudo resolvido ? isso vai mudar os principais parâmetros e indicadores referentes a saúde e segurança dos trabalhadores e resgatar o valor que há tanto tempo buscamos ? Pouco provável. O papel da tecnologia dentro do novo cenário em Saúde Corporativa. É fundamental ! Como gerenciar processos, métodos, saúde populacional, time assistencial, time de engenharia e segurança, entre outros pontos, sem ferramentas que otimizem e gerencie todas as funções e tarefas ? Impossível ! Porém, mais importante ainda, inclusive na escolha das ferramentas necessárias para tal gerenciamento, é a ideação e o design de todos os novos métodos e processos que irão muito além do aspecto regulatório. Posicionar a empresa, como uma grande referência de performance dentro do seu grupo econômico, mostrar que de fato investe e constrói uma cultura de saúde, e ainda mais, deixa transparente para o mercado seus resultados, ações e melhorias, será uma grande oportunidade pra tirar melhor proveito de uma “obrigação”. Seguem algumas dicas para iniciar a ideação em sua empresa: Inventário sobre todos os fluxos e processos adotados atualmente; Discussão com time do SESMT, sobre como estão vendo e o que o eSocial influenciará nas decisões atuais; Verificar quais são as ferramentas envolvidas neste processo, e qual o papel destas nesta nova ideação; Levantamento de todos os custos envolvidos em saúde e segurança, considerando os diretos (equipe, prestadores, exames, relatórios, etc), porém também os indiretos (afastados, FAP, absenteísmo, etc); Criar grupo e cronogramar as etapas de construção do novo método, elencando nessas etapas, objetivos específicos; Realizar pesquisa com colaboradores, e trazer NPS, como um ótimo parâmetro de largada, afim de entender a satisfação de sua força de trabalho.
Qual a relação das mudanças regulatórias (NR’s) com eSocial e ESG?
Em um período muito curto, houveram várias mudanças regulatórias, digitalização de alguns processos até então analógicos, além das empresas que estão sendo “cobradas” por diversos stakeholders, considerando questões de sustentabilidade, com focos em ambiente, pessoas e governança. Se confluirmos esses temas acima, podemos considerar que grande parte refere-se a pessoas. As mudanças da NR-1, NR-7, o eSocial, o “S” (social) do ESG são referentes as grandes mudanças que trarão impacto no dia-dia de gestores, readequando seus métodos e processos, e mais ainda, que irá trazer de maneira digital, informações sobre os colaboradores, em saúde e segurança. Independente do que o governo e outros reguladores irão fazer com todas essas informações, muitas organizações estão preparando as mudanças, afim de obter inclusive benefícios e visibilidade perante a comunidade. Mas como isso pode ser feito ? Saúde e segurança sempre foram vistos como grandes passivos para as organizações. Tratados de maneira muito administrativa/burocrática, considerando saúde ocupacional, e como benefício, algo nos dias atuais muito valorizado, porém proporcionalmente insustentável. Outro ponto muito importante: é pouquíssimo provável que organizações adicionem um outro orçamento sobre o tema, mesmo porque, não é necessário. A adoção de tecnologia, leva a uma mudança nos processos antigos, e não é somente comprar um software. Existe sim uma otimização do mesmo recurso que é empregado hoje, ou muitas vezes até menos, para que saúde seja tratado como um ativo, e que inclusive com os resultados obtidos a partir da mudança adotada pela empresa, que gere uma visibilidade de mercado maior do que a de seus concorrentes. Vamos para a prática. O time de saúde responsável por saúde ocupacional, passa adotar a gestão do cuidado, ou seja, resolve as principais demandas e necessidade dos colaboradores relacionadas a saúde. Questões mais simples, o médico já irá prescrever, solicitar exames, ou tratar da maneira que achar mais adequada. Todas essas informações são inseridas em um plataforma estruturada, ou seja, permite que haja uma base analítica para que gestores consigam ver o status de saúde de um indivíduo, e de uma população. Além disso, dados são automaticamente enviados para o eSocial, e já cumpre com as obrigações regulatórias, em eventos de saúde e segurança. Com uma base de conhecimento sobre a população, a empresa direciona seu plano de ações de uma uma maneira muito mais efetiva, consegue reduzir riscos e agravos em saúde. Ela torna essa base de cuidados muito transparente para seus stakeholders, e consegue um posicionamento muito bom perante sua comunidades, seus colaboradores tem maior percepção sobre o acolhimento, aumentam NPS, e por consequência, retenção de talentos. Os reports ESG, começam a partir daí enriquecerem muito, pois além dos aspectos ambientais, o social traz um diferencial enorme, e ainda poucos iniciaram a reportar sobre o “S” no Brasil. Todos os impactos, inclusive riscos trabalhistas, tributários, previdenciários, são minimizados, com uma pequena mudança de mindset das lideranças.
Como será questões de saúde e segurança para pequenas e médias empresas, com a entrada do eSocial?
Considerando que as normas regulamentadoras, já obrigava empresas de diversos graus de risco, e tamanho (número de colaboradores e faturamento), a cumprirem questões relacionadas a saúde e segurança, então o que muda para as empresas de pequeno e médio porte com o eSocial ? Muda muito. Todos os processos envolvidos, desde a admissão/onboarding dos colaboradores, até sua mudança de cargo, ou saída da empresa, ainda é extremamente analógico. Não há mensuração dos riscos envolvidos a cada cargo específico. A ineficiência em associar setores e cargos específicos, a condições e status de saúde, dos colaboradores resultou em grande perda para empresas. As de pequeno e médio porte, ainda sofrem grandes conseqüências: alto absenteísmo, por colocar pessoas em cargos que evidentemente irão agravar alguma condição de saúde (doença) pré existente; aumento dos afastamentos previdenciários; aumento de sinistralidade do plano de saúde (para aquelas que oferecem este como benefício), por não gerenciamento da saúde de seus colaboradores; É evidente que se inserir estes pontos em empresas de 10 até 20 colaboradores, que corresponde a um grande número, o resultado é catastrófico, inclusive pode gerar a para da operação. Já em empresas com porte médio, 100 a 200 colaboradores, também gera enormes impactos, justamente por trabalharem muito enxutas com relação ao seu staff. Cinco funcionários afastados, e muitas vezes pelo mesmo motivo, é um grande impacto. Quais são as grandes mudanças daqui pra frente ? No dia 10 de janeiro de 2022, com a obrigatoriedade do eSocial, para empresas com faturamento de até 78 milhões, inclusive aquelas optantes pelo simples nacional, muitas dessas que não realizavam seus exames ocupacionais anteriormente, se não fizerem agora, estarão sujeitas a um maior monitoramento e aplicação de penalidades. Isto porque toda a digitalização do recebimento de tais informações pelo eSocial, permitirá que o governo monitore e tenha mais controle sobre as organizações. Mas acredito que tenha algo muito maior que isto ! Porque não aproveitar esta oportunidade, e trazer algo muito além do aspecto regulatório, para uma questão extremamente propositiva, e mais ainda, obtendo vantagens competitivas e de mercado para que possam estar a frente dos seus concorrentes, retendo talentos, motivando sua força de trabalho, e protegendo valor. Como fazer isto ? Geração de valor em saúde e segurança. Atendimentos em clínicas com pouco acolhimento, e sem interesse em realizar um diagnóstico de fato sobre uma pessoa, processo analógico e muito burocrático, desde a admissão até os periódicos, e grande perda de tempo, para o colaborador e a empresa. Olhando este breve descritivo, vemos a grande oportunidade que em poucas mudanças traria um impacto enorme. Oferecer uma jornada digital, onde médicos se preocuparão em entender as principais questões em saúde, estruturar um plano de cuidados, e emitir toda documentação necessária de maneira digital, sem perda de tempo. Este é o grande movimento que estamos vivenciando agora, e estas empresas, que tiverem a compreensão e oportunidade das grandes mudanças, serão muito recompensadas e beneficiadas inclusive em sua reputação.
Reestruturação da Saúde Ocupacional nas Empresas.
Como o RH está gerenciando estas grandes mudanças ? Podemos começar a pensar que independente das mudanças e impactos que surgiram durante a pandemia, muitas normas, leis e a implantação do eSocial, trouxeram em um espaço muito curto de tempo, uma grande necessidade de reestruturar os métodos até então utilizados dentro dos departamentos de recursos humanos, considerando a saúde da sua força de trabalho. Durante as últimas três décadas, a saúde ocupacional foi aplicada nas grandes empresas, para que fosse cumprido as exigências das normas regulamentadoras, gerando todos os documentos necessários, evitando-se assim penalidades inerentes dentro dessa legislação. Pouco foco foi dado de fato na saúde do colaborador, e infelizmente, ele não está posicionado no centro deste ecosistema de grande complexidade. Como é o cenário hoje Processos e métodos analógicos, não mensuráveis, com geração de grande demanda de atividades para os departamentos de RH e também pelo próprio time do SESMT, levaram todos os esforços, inclusive financeiros a apenas o cumprimento de normas. Os times envolvidos nesta jornada, que envolve uma série de processos, utiliza grande parte do seu tempo gerenciando as rotinas, com ferramentas e tecnologias não mais adequadas para o momento, as normas, e muito menos a grande pressão sobre o cuidados aos colaboradores. Vamos apenas incluir nesta discussão, três mudanças recentes, que envolvem diretamente este tema: eSocial LGPD Mudanças nas normas regulamentadoras Seria possível, utilizando os mesmo métodos adotados previamente, conseguir ter compliance com as mudanças citadas ? Por onde iniciar ? Organizamos os seguintes passos, para que possa ficar mais claro quais são as medidas para iniciar a mudança: Fazer um diagnóstico de como funciona os processos, desde o início do colaborador na empresa, até periódicos, mudanças de risco, etc; Como estão sendo armazenadas as informações de saúde, se por plataformas, ou se ainda com prontuários no papel. Identificar quais são os gaps que poderiam gerar maiores problemas regulatórios, ou com a própria saúde dos colaboradores; Fazer um inventários de todos os custos envolvidos, tanto em saúde ocupacional, como em benefícios; Importante também dimensionar os custos pouco evidentes, e que talvez ainda nem tenham sido calculados, como FAP, afastados, absenteísmo, entre outros; E a partir daí, o que fazer ? Com todas as questões anteriores respondidas, e estruturadas para serem apresentadas aos gestores, serão construídos os três principais pilares dessa reestruturação: Matriz de Riscos; Plano de ações, priorizado pelos riscos; Cronograma para execução. Basicamente o plano de ações estará estruturado da seguinte maneira : Mudanças dos processos, com simplificação de todos os passos, auxiliado pela implantação de uma metodologia mais digital, direta, com auxílio de uma plataforma; Garantir a segurança da informação, bem como adoção de compliance LGPD; Otimizar o time envolvido nos processos; Colocar os principais indicadores a serem consolidados, em período de tempo pré determinado; Iniciar comunicação e construção de uma cultura ligada a saúde e segurança Muito importante aqui neste ponto. Grande parte do plano de ações, bem como inclusão do tema dentre os valores da empresa, envolve manter ou até mesmo reduzir o budget atual, considerando os custos diretos e indiretos em saúde.
Qual o impacto do burnout para empresas, e como lidar com este novo cenário?
Em poucas palavras, a síndrome do burnout foi incluída recentemente no CID-11 (classificação internacional de doenças), como sendo um estresse crônico no ambiente de trabalho, resultando em exaustão e esgotamento, distanciamento e queda de produtividade. Em um cenário de grandes pressões, por mudanças, cobranças, incertezas e performance, empresas precisarão estar contextualizadas sobre os grandes impactos que esta síndrome poderá trazer sobre sua força de trabalho. E ainda mais, esses impactos irão refletir diretamente em produtividade, aumento dos custos tributários e previdenciários, bem como a imagem da empresa para todos os stakeholders, sejam clientes, fornecedores e a própria comunidade. Como proteger seus colaboradores ? O burnout passa por estágios de desenvolvimento que precisam ser identificados, para evitar seus danos aos colaboradores. Sinais como irritabilidade, perda de foco, mudanças de comportamento, ambição em excesso, e até mesmo sinais de depressão, devem ser percebidos pelo time de recursos humanos. Ainda acreditamos que uma das melhoras formas de identificar este processo, seja durante os exames ocupacionais, desde que bem realizados do ponto de vista técnico. Isto porque o médico que realiza, pode incluir em sua consulta, inquérito sobre estes sinais e sintomas, e a partir daí atuar de maneira preventiva e personalizada, oferecendo desde suporte até sugerir especialista para abordar de maneira integral. Atuando desta maneira, evitará todas as consequências da síndrome, o afastamento do colaborador, e ainda mais: provará que atua de maneira preventiva, com uma inclusão cultural de saúde e prevenção. O simples fato de acolher e dar suporte, irá trazer ótimos resultados no curto o e médio prazo. Como estruturar a implantação deste programa ? A partir da tomada de decisão, que geralmente é estruturada dentro do RH, o convencimento e argumentação para realização do programa, além dos aspectos culturais, poderá ser baseado nos impactos em custos, sejam previdenciários, tributários, judiciários, e também ligados ao próprio benefício, como sinistralidade por exemplo. Com a definição do cronograma, desde a implantação até a primeira mensuração dos indicadores, calcula-se um ROI, retorno sobre investimento, de todas as ações realizadas no programa. Inicialmente, é necessário mudança do próprio método utilizado pelo time de saúde ocupacional, que além de abordar questões regulatórias, precisará ampliar o inquérito sobre saúde física e mental, para conhecer o status de saúde atual dos colaboradores. Essas informação precisam ser armazenadas em plataforma estruturada para leitura e rápida, e que traga possibilidade de visualizar saúde populacional, seja por grupos, setores, gênero, faixa etária, etc. Com estes primeiros passos, já define quais são os principais grupos de risco, ou já diagnosticados com burnout. Inicia-se então a segunda fase, onde será feito uma abordagem terapêutica específica.
Como as lideranças das empresas estão tratando as grandes mudanças em saúde.
De uma forma bem breve e resumida, acredito que a maioria ainda de uma maneira mais conservadora e expectante. Diante a um cenário de pandemia, com grandes impactos e mudanças em saúde populacional, seja comportamental, ou até mesmo epidemiológico, as lideranças responsáveis pelos benefícios, e também pelo cumprimento das normas em saúde ocupacional, ainda estão buscando formas muito similares com o que fizeram previamente a pandemia. Buscar novos fornecedores de serviços, outros planos de saúde, programas de qualidade de vida, entre outros, representa grande parte das movimentações em saúde corporativa. O questionamento a ser feito é: qual o objetivo principal desta movimentação mais conservadora ? E ainda mais, quais os riscos assumidos, caso não queira tentar inovar para buscar uma solução para um problema antigo, que foi impactado pela pandemia, e que no momento representa um grande agravo para saúde dos colaboradores ? Quais são as principais movimentações das empresas que estão inovando em saúde e bem-estar ? Apesar da grande maioria ter mantido a mesma forma de gerenciamento do benefícios e saúde ocupacional, algumas corporações, seja de pequeno, médio e até mesmo de grande porte mudaram de maneira muito significativa esta abordagem. As principais mudanças que acompanhamos foram as seguintes: Tomada de decisão data-driven: mudança que ainda vem acontecendo de maneira mais lenta do que o esperado, porém alguns líderes já adotaram a estruturação dos dados de saúde para sua tomada de decisão. Indicadores que estão guiando uma decisão focada em redução dos custos, bem como melhor experiência e acessos aos cuidados dos seus colaboradores. Essas empresas estão alinhadas a uma cultura de acolhimento de sua força de trabalho, e já tem como premissa estes pontos. Acreditamos que este seja o ponto de partida para iniciar processo de mudança. Mudança na forma de remuneração e compartilhamento de risco: geralmente as empresas sofrem grandes reajustes no plano de saúde, e lidam com saúde ocupacional de maneira a somente cumprir normas, remunerando prestadores por serviço, e não fazendo a gestão de saúde, sendo esta “terceirizada”. Hoje o compartilhamento de risco no modelo de remuneração, significa que o prestador contratado, recebe um orçamento anual para gerenciar e fazer todas as entregas na qual foi contratado. Ou seja, se este não fizer gestão, também terá problemas para gerenciar seus custos. Programas especificamente focados em saúde mental: tema de grandes impactos e aumento na incidência nas doenças mentais nos últimos dois anos. Os programas pouco estruturados, que vinham sendo aplicados anteriormente, focava em ações somente pontuais como por exemplo o setembro amarelo. Agora vai muito além disso. Muitas plataformas foram ao mercado apresentar seus produtos focados em saúde mental, apresentando grande engajamento e ótimos resultados no controle desses problemas. Implantação dos comitês de responsabilidade corporativa: empresas de grande porte, principalmente aquelas listadas na bolsa, estruturaram os comitês de responsabilidade corporativa, focando em vários temas. Saúde está ligado ao “S” do ESG (social). Então a cobrança dos investidores sobre o tema aumentou de maneira desproporcional as exigências prévias a pandemia, o que obrigou avançar mais rapidamente as iniciativas para abordar o tema. Otimização do regulatório para o assistencial: este foi um dos pontos mais questionados pela governança das empresas. Porque continuar trocando fornecedores, ao invés de cobrar os atuais para prestarem serviços, na qual inclusive foram contratados para ? Um dos principais questionamentos foram relatados na saúde ocupacional, um setor ainda muito “convencional”, onde a entrega de saúde realmente não acontece. Serviços são vendidos para simplesmente entregar relatórios e documentos ? E achar que está ficando livre de grandes impactos em custos e saúde dos colaboradores ? Poucas empresas, que iniciaram a mudança por aí, já estão inclusive no curto prazo, surpreendendo-se com os resultados. Começaram a cobrar que os times de saúde envolvidos em ocupacional, fizessem mapeamento e acolhimento de sua força de trabalho. A partir daí, conheceram melhor as pessoas, trataram as questões mais básicas em saúde, e direcionaram quando necessário para especialistas promover desfechos.