Eventos de Saúde e Segurança no eSocial para todas empresas privadas no Brasil. O que muda?
No último dia 10 de janeiro, o cronograma da 4ª fase do eSocial passou a valer também para empresas com faturamento abaixo de 78 milhões e optantes pelo simples nacional. Os eventos desta 4ª fase, relacionados a saúde e segurança do trabalhador, em 13 de outubro de 2021, já estava valendo para empresas com faturamento acima de 78 milhões. De maneira muito resumida, são 3 eventos: S2210 – CAT (comunicação de acidentes do trabalho); S2220 – ASO (atestado de saúde ocupacional) S2240 – LTCAT (laudo técnico de condições de ambiente do trabalho) Quando observamos os eventos, fica muito claro que integrou dois importantes fatores, determinantes na saúde dos colaboradores: status de saúde e ambiente ocupacional Qual a grande mudança para as empresas, optantes pelo simples nacional e com faturamento abaixo de 78 milhões ? Independente do grau de risco, seja 1, 2 ou 3 , muitas empresas pertencentes a este grupo, não realizavam de rotina os exames ocupacionais, desde a admissão, periódicos, demissional, etc. Na verdade, a obrigatoriedade já existia, mas por ser um processo muito analógico, grande parte da fiscalização estava focada em abordar empresas com grau de risco 3, ou seja, aquelas que apresentam risco maior aos colaboradores. Empresas do grupo 1 e 2, por serem de menor risco, e terem poucos eventos, não preocupavam-se com esta obrigatoriedade e não realizavam seus exames e laudos. Então fica claro que a partir de agora, por deixar de ser um processo analógico para um processo digital, o eSocial será um grande banco de informações, que vai desde folha de pagamento, cartão ponto, etc, até os eventos em saúde e segurança. O cruzamento desses dados, de maneira automatizada, irá identificar empresas que não cumprem suas obrigações e já são previstas multas que variam de 1.200,00 a 4.500,00 por evento não realizado. Qual a grande mudança para empresas com faturamento acima de 78 milhões ? Apesar de não termos estatísticas muito fidedignas, grande parte das empresas deste grupo, principalmente aquelas com risco 3, já realizavam os eventos relacionados ao eSocial, porém de maneira muito analógica. Algumas delas, até por já terem a obrigatoriedade de constituir um SESMT, quando acima de 500 funcionários, ou quando não necessário, contratavam serviços prestados por clínicas especializadas em fornecerem estes serviços. Este sempre foi um custo muito significativo para essas empresas, pois arcam com custos dos exames ocupacionais (admissionais, periódicos, demissionais, reintegração ao trabalho, mudança de função), exames complementares (RX, audimoetria, exames de sangue, etc), todos os laudos e relatórios (LTCAT, PCMSO, PPRA, etc), além do custo dos times de saúde e segurança. É uma conta muito grande, e qual valor foi entregue a estas empresas ? Muito pouco ! Os impactos decorrentes de todo este processo e documentação, traduz-se além da saúde dos colaboradores, em questões trabalhistas, previdenciárias e tributárias. Como um processo 100% analógico poderá suprir demandas extremamente complexas, com múltiplas variáveis, e com pouca mensuração para execução mais precisa do plano de ação ? E não é somente colocar uma plataforma eletrônica para enviar os eventos, e cumprir as obrigações. É muito mais do que isso, pois mudar processos e métodos, afim de evitar todos os danos decorrentes da falta de coordenação de cuidados e informação , é o que de fato irá trazer muitas soluções para os problemas atuais O eSocial, independente dos rumos que possa tomar, traz uma grande oportunidade de melhorar a saúde e segurança para todas as empresas no Brasil.
Digitalização da Saúde Ocupacional. Em que passo estamos?
Entramos em uma nova fase, a partir do momento que o próprio governo resolveu criar uma plataforma para registrar e facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores de forma padronizada e simplificada. O eSocial veio com o objetivo de reduzir, controlar, administrar e tornar mais analítica a maneira com que as empresas reportam seus eventos, considerando aproximadamente 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Apesar dos comentários e críticas a nova obrigação, empresas de todos os portes, pequenas, médias, grandes, precisarão deixar um processo, que nos últimos 40 anos foi analógico, para o digital. Esse passo importante, busca também resgatar o valor que dentro das 37 normas regulamentadoras, em saúde e segurança, sempre foi visto como passivo, custo, burocracia, entre outros termos que pouco foca o tema a ser abordado. Quando criou-se a obrigação dos exames ocupacionais por exemplo, o objetivo principal foi diagnosticar, cuidar, estabelecer um vínculo com o trabalhador, para que sua atividade diária de trabalho não influenciasse diretamente sua saúde, e não simplesmente gerar um ASO (atestado de saúde ocupacional) ! Esse e mais uma enorme quantidade de relatórios e papéis, consumiram grande parte do trabalho das equipes, e o que estamos vivenciando ainda, são exatamente os mesmos problemas, porém em maior escala. E o que fazer perante esta nova obrigação? Implantar um software que tenha comunicação com o eSocial e está tudo resolvido ? isso vai mudar os principais parâmetros e indicadores referentes a saúde e segurança dos trabalhadores e resgatar o valor que há tanto tempo buscamos ? Pouco provável. O papel da tecnologia dentro do novo cenário em Saúde Corporativa. É fundamental ! Como gerenciar processos, métodos, saúde populacional, time assistencial, time de engenharia e segurança, entre outros pontos, sem ferramentas que otimizem e gerencie todas as funções e tarefas ? Impossível ! Porém, mais importante ainda, inclusive na escolha das ferramentas necessárias para tal gerenciamento, é a ideação e o design de todos os novos métodos e processos que irão muito além do aspecto regulatório. Posicionar a empresa, como uma grande referência de performance dentro do seu grupo econômico, mostrar que de fato investe e constrói uma cultura de saúde, e ainda mais, deixa transparente para o mercado seus resultados, ações e melhorias, será uma grande oportunidade pra tirar melhor proveito de uma “obrigação”. Seguem algumas dicas para iniciar a ideação em sua empresa: Inventário sobre todos os fluxos e processos adotados atualmente; Discussão com time do SESMT, sobre como estão vendo e o que o eSocial influenciará nas decisões atuais; Verificar quais são as ferramentas envolvidas neste processo, e qual o papel destas nesta nova ideação; Levantamento de todos os custos envolvidos em saúde e segurança, considerando os diretos (equipe, prestadores, exames, relatórios, etc), porém também os indiretos (afastados, FAP, absenteísmo, etc); Criar grupo e cronogramar as etapas de construção do novo método, elencando nessas etapas, objetivos específicos; Realizar pesquisa com colaboradores, e trazer NPS, como um ótimo parâmetro de largada, afim de entender a satisfação de sua força de trabalho.
Qual a relação das mudanças regulatórias (NR’s) com eSocial e ESG?
Em um período muito curto, houveram várias mudanças regulatórias, digitalização de alguns processos até então analógicos, além das empresas que estão sendo “cobradas” por diversos stakeholders, considerando questões de sustentabilidade, com focos em ambiente, pessoas e governança. Se confluirmos esses temas acima, podemos considerar que grande parte refere-se a pessoas. As mudanças da NR-1, NR-7, o eSocial, o “S” (social) do ESG são referentes as grandes mudanças que trarão impacto no dia-dia de gestores, readequando seus métodos e processos, e mais ainda, que irá trazer de maneira digital, informações sobre os colaboradores, em saúde e segurança. Independente do que o governo e outros reguladores irão fazer com todas essas informações, muitas organizações estão preparando as mudanças, afim de obter inclusive benefícios e visibilidade perante a comunidade. Mas como isso pode ser feito ? Saúde e segurança sempre foram vistos como grandes passivos para as organizações. Tratados de maneira muito administrativa/burocrática, considerando saúde ocupacional, e como benefício, algo nos dias atuais muito valorizado, porém proporcionalmente insustentável. Outro ponto muito importante: é pouquíssimo provável que organizações adicionem um outro orçamento sobre o tema, mesmo porque, não é necessário. A adoção de tecnologia, leva a uma mudança nos processos antigos, e não é somente comprar um software. Existe sim uma otimização do mesmo recurso que é empregado hoje, ou muitas vezes até menos, para que saúde seja tratado como um ativo, e que inclusive com os resultados obtidos a partir da mudança adotada pela empresa, que gere uma visibilidade de mercado maior do que a de seus concorrentes. Vamos para a prática. O time de saúde responsável por saúde ocupacional, passa adotar a gestão do cuidado, ou seja, resolve as principais demandas e necessidade dos colaboradores relacionadas a saúde. Questões mais simples, o médico já irá prescrever, solicitar exames, ou tratar da maneira que achar mais adequada. Todas essas informações são inseridas em um plataforma estruturada, ou seja, permite que haja uma base analítica para que gestores consigam ver o status de saúde de um indivíduo, e de uma população. Além disso, dados são automaticamente enviados para o eSocial, e já cumpre com as obrigações regulatórias, em eventos de saúde e segurança. Com uma base de conhecimento sobre a população, a empresa direciona seu plano de ações de uma uma maneira muito mais efetiva, consegue reduzir riscos e agravos em saúde. Ela torna essa base de cuidados muito transparente para seus stakeholders, e consegue um posicionamento muito bom perante sua comunidades, seus colaboradores tem maior percepção sobre o acolhimento, aumentam NPS, e por consequência, retenção de talentos. Os reports ESG, começam a partir daí enriquecerem muito, pois além dos aspectos ambientais, o social traz um diferencial enorme, e ainda poucos iniciaram a reportar sobre o “S” no Brasil. Todos os impactos, inclusive riscos trabalhistas, tributários, previdenciários, são minimizados, com uma pequena mudança de mindset das lideranças.
Como será questões de saúde e segurança para pequenas e médias empresas, com a entrada do eSocial?
Considerando que as normas regulamentadoras, já obrigava empresas de diversos graus de risco, e tamanho (número de colaboradores e faturamento), a cumprirem questões relacionadas a saúde e segurança, então o que muda para as empresas de pequeno e médio porte com o eSocial ? Muda muito. Todos os processos envolvidos, desde a admissão/onboarding dos colaboradores, até sua mudança de cargo, ou saída da empresa, ainda é extremamente analógico. Não há mensuração dos riscos envolvidos a cada cargo específico. A ineficiência em associar setores e cargos específicos, a condições e status de saúde, dos colaboradores resultou em grande perda para empresas. As de pequeno e médio porte, ainda sofrem grandes conseqüências: alto absenteísmo, por colocar pessoas em cargos que evidentemente irão agravar alguma condição de saúde (doença) pré existente; aumento dos afastamentos previdenciários; aumento de sinistralidade do plano de saúde (para aquelas que oferecem este como benefício), por não gerenciamento da saúde de seus colaboradores; É evidente que se inserir estes pontos em empresas de 10 até 20 colaboradores, que corresponde a um grande número, o resultado é catastrófico, inclusive pode gerar a para da operação. Já em empresas com porte médio, 100 a 200 colaboradores, também gera enormes impactos, justamente por trabalharem muito enxutas com relação ao seu staff. Cinco funcionários afastados, e muitas vezes pelo mesmo motivo, é um grande impacto. Quais são as grandes mudanças daqui pra frente ? No dia 10 de janeiro de 2022, com a obrigatoriedade do eSocial, para empresas com faturamento de até 78 milhões, inclusive aquelas optantes pelo simples nacional, muitas dessas que não realizavam seus exames ocupacionais anteriormente, se não fizerem agora, estarão sujeitas a um maior monitoramento e aplicação de penalidades. Isto porque toda a digitalização do recebimento de tais informações pelo eSocial, permitirá que o governo monitore e tenha mais controle sobre as organizações. Mas acredito que tenha algo muito maior que isto ! Porque não aproveitar esta oportunidade, e trazer algo muito além do aspecto regulatório, para uma questão extremamente propositiva, e mais ainda, obtendo vantagens competitivas e de mercado para que possam estar a frente dos seus concorrentes, retendo talentos, motivando sua força de trabalho, e protegendo valor. Como fazer isto ? Geração de valor em saúde e segurança. Atendimentos em clínicas com pouco acolhimento, e sem interesse em realizar um diagnóstico de fato sobre uma pessoa, processo analógico e muito burocrático, desde a admissão até os periódicos, e grande perda de tempo, para o colaborador e a empresa. Olhando este breve descritivo, vemos a grande oportunidade que em poucas mudanças traria um impacto enorme. Oferecer uma jornada digital, onde médicos se preocuparão em entender as principais questões em saúde, estruturar um plano de cuidados, e emitir toda documentação necessária de maneira digital, sem perda de tempo. Este é o grande movimento que estamos vivenciando agora, e estas empresas, que tiverem a compreensão e oportunidade das grandes mudanças, serão muito recompensadas e beneficiadas inclusive em sua reputação.
Reestruturação da Saúde Ocupacional nas Empresas.
Como o RH está gerenciando estas grandes mudanças ? Podemos começar a pensar que independente das mudanças e impactos que surgiram durante a pandemia, muitas normas, leis e a implantação do eSocial, trouxeram em um espaço muito curto de tempo, uma grande necessidade de reestruturar os métodos até então utilizados dentro dos departamentos de recursos humanos, considerando a saúde da sua força de trabalho. Durante as últimas três décadas, a saúde ocupacional foi aplicada nas grandes empresas, para que fosse cumprido as exigências das normas regulamentadoras, gerando todos os documentos necessários, evitando-se assim penalidades inerentes dentro dessa legislação. Pouco foco foi dado de fato na saúde do colaborador, e infelizmente, ele não está posicionado no centro deste ecosistema de grande complexidade. Como é o cenário hoje Processos e métodos analógicos, não mensuráveis, com geração de grande demanda de atividades para os departamentos de RH e também pelo próprio time do SESMT, levaram todos os esforços, inclusive financeiros a apenas o cumprimento de normas. Os times envolvidos nesta jornada, que envolve uma série de processos, utiliza grande parte do seu tempo gerenciando as rotinas, com ferramentas e tecnologias não mais adequadas para o momento, as normas, e muito menos a grande pressão sobre o cuidados aos colaboradores. Vamos apenas incluir nesta discussão, três mudanças recentes, que envolvem diretamente este tema: eSocial LGPD Mudanças nas normas regulamentadoras Seria possível, utilizando os mesmo métodos adotados previamente, conseguir ter compliance com as mudanças citadas ? Por onde iniciar ? Organizamos os seguintes passos, para que possa ficar mais claro quais são as medidas para iniciar a mudança: Fazer um diagnóstico de como funciona os processos, desde o início do colaborador na empresa, até periódicos, mudanças de risco, etc; Como estão sendo armazenadas as informações de saúde, se por plataformas, ou se ainda com prontuários no papel. Identificar quais são os gaps que poderiam gerar maiores problemas regulatórios, ou com a própria saúde dos colaboradores; Fazer um inventários de todos os custos envolvidos, tanto em saúde ocupacional, como em benefícios; Importante também dimensionar os custos pouco evidentes, e que talvez ainda nem tenham sido calculados, como FAP, afastados, absenteísmo, entre outros; E a partir daí, o que fazer ? Com todas as questões anteriores respondidas, e estruturadas para serem apresentadas aos gestores, serão construídos os três principais pilares dessa reestruturação: Matriz de Riscos; Plano de ações, priorizado pelos riscos; Cronograma para execução. Basicamente o plano de ações estará estruturado da seguinte maneira : Mudanças dos processos, com simplificação de todos os passos, auxiliado pela implantação de uma metodologia mais digital, direta, com auxílio de uma plataforma; Garantir a segurança da informação, bem como adoção de compliance LGPD; Otimizar o time envolvido nos processos; Colocar os principais indicadores a serem consolidados, em período de tempo pré determinado; Iniciar comunicação e construção de uma cultura ligada a saúde e segurança Muito importante aqui neste ponto. Grande parte do plano de ações, bem como inclusão do tema dentre os valores da empresa, envolve manter ou até mesmo reduzir o budget atual, considerando os custos diretos e indiretos em saúde.
Qual o impacto do burnout para empresas, e como lidar com este novo cenário?
Em poucas palavras, a síndrome do burnout foi incluída recentemente no CID-11 (classificação internacional de doenças), como sendo um estresse crônico no ambiente de trabalho, resultando em exaustão e esgotamento, distanciamento e queda de produtividade. Em um cenário de grandes pressões, por mudanças, cobranças, incertezas e performance, empresas precisarão estar contextualizadas sobre os grandes impactos que esta síndrome poderá trazer sobre sua força de trabalho. E ainda mais, esses impactos irão refletir diretamente em produtividade, aumento dos custos tributários e previdenciários, bem como a imagem da empresa para todos os stakeholders, sejam clientes, fornecedores e a própria comunidade. Como proteger seus colaboradores ? O burnout passa por estágios de desenvolvimento que precisam ser identificados, para evitar seus danos aos colaboradores. Sinais como irritabilidade, perda de foco, mudanças de comportamento, ambição em excesso, e até mesmo sinais de depressão, devem ser percebidos pelo time de recursos humanos. Ainda acreditamos que uma das melhoras formas de identificar este processo, seja durante os exames ocupacionais, desde que bem realizados do ponto de vista técnico. Isto porque o médico que realiza, pode incluir em sua consulta, inquérito sobre estes sinais e sintomas, e a partir daí atuar de maneira preventiva e personalizada, oferecendo desde suporte até sugerir especialista para abordar de maneira integral. Atuando desta maneira, evitará todas as consequências da síndrome, o afastamento do colaborador, e ainda mais: provará que atua de maneira preventiva, com uma inclusão cultural de saúde e prevenção. O simples fato de acolher e dar suporte, irá trazer ótimos resultados no curto o e médio prazo. Como estruturar a implantação deste programa ? A partir da tomada de decisão, que geralmente é estruturada dentro do RH, o convencimento e argumentação para realização do programa, além dos aspectos culturais, poderá ser baseado nos impactos em custos, sejam previdenciários, tributários, judiciários, e também ligados ao próprio benefício, como sinistralidade por exemplo. Com a definição do cronograma, desde a implantação até a primeira mensuração dos indicadores, calcula-se um ROI, retorno sobre investimento, de todas as ações realizadas no programa. Inicialmente, é necessário mudança do próprio método utilizado pelo time de saúde ocupacional, que além de abordar questões regulatórias, precisará ampliar o inquérito sobre saúde física e mental, para conhecer o status de saúde atual dos colaboradores. Essas informação precisam ser armazenadas em plataforma estruturada para leitura e rápida, e que traga possibilidade de visualizar saúde populacional, seja por grupos, setores, gênero, faixa etária, etc. Com estes primeiros passos, já define quais são os principais grupos de risco, ou já diagnosticados com burnout. Inicia-se então a segunda fase, onde será feito uma abordagem terapêutica específica.
